Dans un monde où tout va toujours plus vite, gérer son temps n’est pas chose aisée. Lorsqu’on voudrait donner davantage d’importance à certaines activités, d’autres nous monopolisent plus que prévu. Alors, comment gérer son emploi du temps en tant que formateur indépendant ?

Comment savoir que l’on a une mauvaise gestion de son temps ?

Ça se sent, ça se sent, ça se sent que ça ne va pas ! Une chronologie mal planifiée se ressent à travers une multitude de détails qui se superposent au quotidien, jusqu’à arriver à un point de craquage. En voulant trop bien faire, répondre à toutes les sollicitations ( mails, notifications, collaborateurs, famille, etc ) et accorder du temps aux autres, on se retrouve soi-même surmené.

Voici quelques indices qui mettent la puce à l’oreille quant à une mauvaise gestion du temps :

• Vous vous sentez débordé,
• Vous ne savez pas comment répondre à toutes vos sollicitations en direct,
• Vous ne savez pas par quoi commencer,
• Vous remettez à plus tard les travaux,
• Vous faites l’impasse sur les tâches rébarbatives et favorisez donc les activités plaisir non prioritaires,
• Vous sentez le stress lié aux échéances augmenter,
• Vous sous-évaluez le temps nécessaire à une tâche ( c’est humain ),
• Vous avez l’impression de perdre le contrôle…

Tout cela découle du temps. Si parfois il manque, d’autres fois il est simplement mal réparti dans votre planning. Les effets d’une mauvaise gestion du temps se font ressentir directement sur le travail mais également sur la santé. Fatigue, perte de productivité, problème de perception de l’urgence des choses à faire et des deadlines, augmentation du stress… Bref, autant de choses dont on se passe bien volontiers !

Nos conseils pour organiser son temps efficacement

Pour avancer réellement dans vos objectifs tout en consacrant le temps nécessaire à votre entourage, il est possible d’apprendre à gérer son temps. Grâce à notre expérience, nous avons recensé quelques axes d’amélioration à appliquer sur son organisation :

1. Planifier

Utiliser un agenda pour orchestrer sa journée est une technique bien connue, car efficace ! Avec un agenda électronique, on accède à de nombreuses fonctions et on bénéficie d’une vue d’ensemble, plus globale, sur les tâches. On se représente donc mieux sa journée, sa semaine, son mois, son trimestre, son année, sans être pris au dépourvu d’une deadline oubliée.

De la même manière, visualiser ses objectifs et faire un rétroplanning permet d’appréhender le travail à l’avance. On se demandera alors “que faut-il faire pour arriver à l’échéance le plus confortablement possible ?”.

Pour rester sur une lancée positive dans sa planification, on évite d’aller à contre-courant. Chercher à caser une heure de travail dans une plage libre peut être contre-productif, car cette tâche imposée par soi-même mène souvent à des révisions supplémentaires par la suite.

2. Bloquer des plages fixes

La chronobiologie est une très bonne méthode pour planifier sa journée. En effet, nous avons tous des vagues d’énergie créative qui se déroulent sur deux grandes plages : une le matin en début de matinée, et une en fin d’après-midi jusqu’à 21 heures pour les couche-tard. La période d’accalmie se situe entre 10 heures et 16 heures, c’est là qu’on fera du sport ou bien une activité qui demande peu de création.

Cela travaille aussi la gestion de l’imprévu et son positionnement dans le planning.

Par exemple, Céline travaillait, il y a plusieurs années, dans un service de gestion/location en immobilier, en open space. Le matin, la première activité consistait à répondre aux mails des clients. Sauf que les autres clients arrivaient en même temps, ce qui repoussait les mails à plus tard voire au lendemain. Pour pallier à ce problème, un roulement a été mis en place. Ainsi, une personne, différente chaque jour, gérait l’accueil de la clientèle pendant que les autres répondaient aux mails.

3. Se concentrer sur sa tâche

Couper les notifications et les divertissements permet d’éviter les perturbations lors d’une plage de concentration importante.

Même chose pour les sollicitations physiques : inventez votre propre système pour indiquer aux autres que vous êtes physiquement là mais pas disponible. Montrez concrètement votre statut “Ne pas déranger”, en mettant par exemple une peluche sur le bureau ; super astuce surtout en télétravail.

Quant à la matrice d’Eisenhower ( classer ses priorités en tâches urgentes, importantes… ), c’est quitte ou double. Le risque, comme on classifie nous-mêmes les tâches, est de favoriser les activités plaisantes au détriment des tâches réellement importantes. Intéressante, donc, d’un point-de-vue théorique mais moins dans les faits.

Finalement, il y a encore une multitude d’autres conseils pour gagner en productivité, comme de structurer ses fichiers et son répertoire ou se servir d’outils comme les moteurs de recherche.

Les réseaux sociaux sont devenus un moyen simple et efficace pour créer une communauté autour de soi. Tous les entrepreneurs ou les producteurs qui voudraient vendre leur produits choisissent ces moyens pour se faire connaître et faire connaître leur produits y compris les formateurs qui souhaiteraient avoir plusieurs abonnés pour pouvoir leur communiquer leur savoir-faire et les transformer en clients en  s’inscrivant  à leur formation.

Toutefois tout ceci reste virtuel et sans assurance. Certes on peut constamment faire de la publicité et partager notre ouvrage mais rien ne nous garantit que nos abonnés s’attardent sur notre publication et prennent le temps de lire notre offre alors qu’elle pourrait très bien les intéresser. Ajoutant à cela le compte que vous avez créé sur facebook, Linkedin, instagram ou n’importe quel autre réseau social pourrait disparaître d’un moment à l’autre pour n’importe quelle raison et perdre vos clients potentiels.

 Alors le moyen le plus efficace pour avoir un lien solide et durable avec les membres de cette communauté est de les cibler directement et individuellement en possédant leurs adresses mails. Mais vous allez vous dire, pourquoi et surtout comment peut-on faire pour avoir les mails des gens qu’on ne connais pas? Lisez ce qui suit, vous allez tout comprendre.

Pourquoi est-il important de récupérer des adresses mails

Quand le premier objectif est atteint, celui de rassembler le plus grand nombre d’abonnés possible à votre page ou à votre plateforme, reste à devoir les préserver et les transformer en clients potentiels.Tout ce qui n’est pas concret peut s’envoler sans avoir la possibilité de le récupérer tel un compte sur un réseau social, que ce soit le vôtre ou celui de votre abonné.

 A cet effet, il est primordial de chercher un lien qui vous reliera durablement à vos abonnés. Le moyen le plus répandu pour atteindre cet autre objectif est de créer un fichier clients qui rassemblera les fiches de vos prospects et qui nécessitera évidemment leurs données personnelles telle l’adresse mail.

Établir un fichier client

On ne peut pas établir un fichier client sans avoir réalisé des fiches clients personnalisées. Ces fiches vous permettent d’avoir une idée sur les goûts ou les besoins de votre client potentiel pour le cibler directement. Cela vous aidera énormément dans vos décisions commerciales étant donné que vous avez récolté suffisamment d’informations sur vos prospects.

 Pour bien faire passer le message et convaincre une personne, il est impératif de s’adresser à elle personnellement pour qu’elle se sente  considérée et privilégiée. Maintenant vous allez vous dire, mais comment peut-on récupérer les mails de toutes ces personnes sans être désagréable ou indiscret! On vous le dit!

Comment récupérer des adresses mails

Maintenant tous les producteurs et les commerciaux sont conscients de l’importance d’avoir des adresses mails en leur possession. Alors ils utilisent des moyens astucieux pour les récupérer sans avoir à les demander directement. Parmi ces moyens traditionnels, on peut citer l’abonnement à une newsletter, mais cela n’est pas sans inconvénient et ne nous garantit pas la fidélité du client. Certains ne prennent même pas la peine de les ouvrir, d’autres se servent facilement du lien de désabonnement qui les accompagne. Donc il faut trouver d’autres astuces pour instaurer une certaine confiance ou fidélité entre vous et votre client potentiel. En voici quelques unes:

Proposer des produits gratuits

Dans toutes les cultures, les gens sont conscients de l’importance d’un cadeau et l’effet qu’il fait pour gagner l’estime de l’autre et créer un lien constant entre les personnes. Chose qui peut très bien s’appliquer sur le vendeur et son client. Surtout lorsqu’il s’agit d’un client potentiel qu’on cherche à avoir et à garder. L’idée du cadeau dans le cas du commerce via les réseaux sociaux est de proposer par exemple des ebooks gratuits mais riches et pertinents pour épargner la déception du client. De même, on peut proposer une vidéo ou une mini-formation gratuite.

organiser des évènements

Le webinaire: 

Organiser des rencontres directes avec vos clients vous permet d’exposer vos produits ou vos formations en étant sûr qu’il y a une audience qui vous suit et avec laquelle vous pouvez interagir. Vous aurez l’occasion alors de connaître vos prospects et d’œuvrer pour les satisfaire.

une formation gratuite:

En s’inscrivant à votre formation gratuite, vous obtiendrez les adresses mails de vos clients. Cette formation peut avoir l’aspect de la formation e.learning qui consiste à envoyer deux à trois  mails par jour à vos prospects avec des contenus écrits, une vidéo, un exercice à résoudre ou un petit livret à télécharger.

Une auto-évaluation:

En proposant une sorte de jeux-concours à vos abonnés, vous récupérez des adresses mails bien sûr et vous leur permettrez de s’autoévaluer. Si votre client réussit à son concours vous le féliciterez sinon vous aurez l’occasion de le conseiller et pourquoi pas lui proposer votre formation.

D’autres moyens tout aussi efficaces existent pour obtenir les adresses mails de vos clients potentiels tel un pré-lancement d’une formation pour les inciter à cliquer sur un lien pour en savoir plus. Mais une chose est sûre, pour arriver à vos fins, il faut que ce que vous offrez à vos clients, même gratuitement, ait de la valeur.